Проведение тщательного анализа деятельности той или иной компании в сфере делопроизводства, с помощью усилий самой фирмы, называют внутренним аудитом.

Данное мероприятие позволяет получить наиболее объективную оценку текущего состояния дел, а также помогает несколько откорректировать все внутренние процессы, дабы избежать огромного множества ошибок в ближайшем будущем.

На нынешний день, успех абсолютно любой организации зависит от нескольких факторов: качественной программы электронного архива, а ещё уровня культуры работы сотрудников с важной документацией. Грамотная организация деятельности даёт возможность справиться с нужной информацией, обеспечивает надёжную сохранность различных материалов и контроль над выполнением поручений.

Ключевые моменты проверки

Внутренние аудиты бывают двух видов: плановые и внеплановые. Первый из них проводится, по большому счёту, один раз в год, если компании удаётся избегать всевозможных штрафов или санкций, благодаря достоверности и, конечно же, актуальности данных в её документах. Существуют так называемые специальные локальные акты (например, инструкции по делопроизводству), в которых фирма должна в обязательном порядке прописать параметры своих проверок.

Что касаемо внепланового аудита, то он может производиться в следующих случаях:

1) смена высшего руководства;
2) замена сотрудника, отвечающего за делопроизводство;
3) изменение нормативных актов.

Решение для проведения подобного мероприятия может принимать только то же руководство компании или служба документационного обеспечения управления, проявившая инициативу в этом вопросе.

План для осуществления процедуры

Аудит может быть не только внутренним, но и внешним. Однако, независимо от выбранного типа, каждая проверка строится по чётко определённой схеме:

1. Этап подготовки.
2. Проведение самого аудита.
3. Оформление соответствующего отчёта после подведения итогов.
4. Устранение недостатков в работе.

На первом этапе, отбирается состав проверочной группы, а также обсуждаются цели и задачи данного мероприятия, его сроки. Оптимальное время для проведения определяется индивидуально, в зависимости от конкретного случая, а также объёмов материалов, которые необходимо исследовать. Оно может составлять от двух до семи дней, хотя бывают и исключения.

Такой аудит производят как в целом филиале организации, так и в каком-либо отдельном структурном подразделении. После выбора объектов, формируется непосредственный план проверки, а также оглашается список документов. Этот перечень не только помогает аудиторам правильно выполнить их основную задачу, но и позволяет сотрудникам подготовиться к мероприятию заранее.

Доставка грузов, товаров из Китая в Москву, Россию. Выгодные ставки http://logist-cargo.ru/

Дата загрузки: 2015-01-11